Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Какие документы должны быть в отделе кадров по защите персональных данных

Кадровое делопроизводство", , N 1. С 1 января г. Статья посвящена вопросам разработки локальных нормативных актов для обеспечения защиты персональных данных работников в деятельности кадровых служб. К 1 января г. Деятельность любого отдела кадров неразрывно связана с обработкой персональных сведений, отражающих деловые, профессиональные и личные качества сотрудников, т. В связи с тем что любые персональные данные относятся к конфиденциальной информации, т.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ РАБОТНИКА

Сотрудникам кадровой службы постоянно приходится иметь дело с персональными данными работников организации. Причем деятельность по работе с персональными данными включает не только их получение как у потенциальных, так и у работающих сотрудников, но и обработку, хранение, передачу и иные виды использования этих сведений.

Однако не всегда кадровики имеют полное представление о правилах работы с персональными данными, не во всех организациях разработаны и утверждены соответствующие локальные нормативные акты. Нередко имеют место случаи нарушения прав работников на защиту персональных данных.

Вместе с тем действующее законодательство устанавливает довольно жесткие меры ответственности за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, в связи с чем владение информацией о правилах работы с ними является на сегодняшний день достаточно актуальным.

Основную правовую базу в этой сфере составляют Трудовой кодекс РФ и Федеральный закон от 27 июля г. N ФЗ "О персональных данных" вступил в силу с 26 января г. Редакция ТК РФ, вступившая в силу в октябре г. Но среди них есть и более существенные изменения, касающиеся передачи персональных данных и наказания лиц, виновных в нарушении порядка получения, обработки и защиты персональных данных.

Эти нововведения будут изложены ниже. Как видно, Закон N ФЗ содержит довольно широкий список сведений, относящихся к персональным данным. Приведенный перечень является открытым.

Но все ли из этих данных необходимы для успешного осуществления работником его трудовых функций? К примеру, информация о социальном и имущественном положении не относится к трудовой деятельности работника.

С учетом этого ТК РФ более узко определяет персональные данные работника. В частности, в соответствии со ст. Другими словами, это сведения, которые могут охарактеризовать человека именно как работника. Каких-либо иных критериев, как и конкретного перечня персональных данных работника, ТК РФ не устанавливает.

Как правило, это информация, необходимая для заключения трудового договора, заполнения личной карточки, назначения на другую должность и т. Перечень документов, из которых можно почерпнуть персональные данные работника, также является открытым. Кроме того, в зависимости от конкретной ситуации информация может быть предоставлена работником и устно либо путем заполнения различных анкет, опросных листов.

Значительная часть бумаг, содержащих персональные данные работника, находится в его личном деле. Важно, что персональные данные работника относятся к конфиденциальной информации. Конфиденциальность означает, что любое лицо, получившее доступ к персональным данным, не должно допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания ст.

Не требуется обеспечивать конфиденциальность обезличенных и общедоступных персональных данных. Так, к обезличенным персональным данным относятся данные, в отношении которых невозможно определить их принадлежность к конкретному лицу.

А если не известно, кому именно принадлежат эти данные, то режим конфиденциальности снимается. К общедоступным персональным данным относятся данные, доступ к которым с согласия гражданина может быть предоставлен неограниченному кругу лиц например, с согласия гражданина такие сведения находятся в справочниках, адресных книгах и др.

В общедоступных источниках могут содержаться сведения о профессии, квалификации. Поскольку любой желающий имеет к ним доступ, то специальной охраны они уже не требуют. Работодатель должен обеспечивать "секретность" персональных данных работника.

Как правило, сбором и обработкой персональных данных в конкретной организации занимаются сотрудники кадровых служб или бухгалтеры. В трудовом договоре с работниками, обрабатывающими персональные данные, должны быть предусмотрены обязанности по обеспечению и сохранению конфиденциальности персональных данных.

Персональные данные отдельных категорий работников могут относиться к сведениям, составляющим государственную тайну. В первую очередь это касается государственных служащих. Так, в соответствии с ч. N ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации" персональные данные, внесенные в личные дела и документы учета государственных служащих, являются персонифицированными и в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, относятся к сведениям конфиденциального характера.

К примеру, согласно ст. N ФЗ "О федеральной службе безопасности" сведения о сотрудниках органов службы государственной безопасности, выполнявших выполняющих специальные задания в специальных службах и организациях иностранных государств, в преступных группах, составляют государственную тайну.

Поскольку персональные данные - это информация, с которой нужно работать например, специалистам кадровых служб , законодательство вводит такое понятие, как обработка персональных данных, и устанавливает конкретные требования к работе с ними. Закон N ФЗ более подробно раскрывает указанное понятие.

Действия операции с персональными данными, согласно ст. Таким образом, под обработкой персональных данных подразумеваются любые действия, производимые с персональными данными.

Например, формирование списков работников по организации, по структурным подразделениям, профессии, образованию и др. Статья 86 ТК РФ устанавливает следующие требования к обработке персональных данных работника, предъявляемые к работодателю соответственно, и к работнику кадровой службы и направленные прежде всего на защиту персональных данных:.

Обработка персональных данных работника может осуществляться в строго определенных целях, а именно для соблюдения действующего законодательства, содействия работникам в трудоустройстве, обучения и продвижения по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

Следовательно, в каких-либо иных целях организации обработка персональных данных запрещена. При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работодатель должен руководствоваться действующим законодательством.

То есть сведения, непосредственно не характеризующие человека как работника, не могут быть истребованы у него или переданы третьим лицам и др.

Важное требование, нередко нарушаемое на практике, устанавливает п. В случае, когда указанные сведения можно получить только у третьей стороны, работника следует уведомить об этом заранее.

Но одного уведомления недостаточно, необходимо также получить его письменное согласие. При уведомлении работника следует сообщить о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, о характере этих данных и о последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

Соответственно, сбор сведений о работнике без его ведома не допускается. Во всех случаях работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и о частной жизни. Обратите внимание, что если запрет на получение и обработку данных о политических и религиозных убеждениях является безусловным, то ТК РФ разрешает получение данных о частной жизни, но только в случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, и лишь с письменного согласия работника.

Работодателю запрещается получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или о его профсоюзной деятельности.

При принятии решений, затрагивающих интересы работника, нельзя основываться на его персональных данных, полученных исключительно путем их автоматизированной обработки или электронного получения.

Указанный запрет связан с тем, что полученные данные могут быть использованы не в том контексте. В каждой ситуации необходимо руководствоваться информацией, полученной путем комплексного сбора информации.

Защита персональных данных от неправомерного их использования или утраты обеспечивается работодателем за счет его средств и в порядке, установленном ТК РФ и другими федеральными законами.

Это обязанность работодателя, осуществляемая за его счет. Работники и их представители должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

Такими документами могут быть положение, инструкция и др. Работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны. Так, если в трудовой договор будет включена норма о том, что работник отказывается от указанного права, то в этой части трудовой договор будет считаться недействительным.

Работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных. Примером таких мер является принятие локальных нормативных актов о персональных данных. Соответствующие нормы могут быть включены в локальный акт организации о персональных данных.

При этом они должны отвечать требованиям, установленным ТК РФ и иными федеральными законами. Основные документы, содержащие персональные данные работника, объединяются, как правило, в его личное дело.

Порядок ведения и хранения личного дела устанавливается работодателем. Вместе с тем сроки хранения документов, содержащих персональные данные работника, определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утв.

Федеральной архивной службой России 6 октября г. Решения от 27 октября г. Так, личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно.

Личные дела остальных работников хранятся в течение 75 лет. Главным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, содержащим и его персональные данные, является трудовая книжка. Порядок хранения трудовых книжек устанавливают Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утв.

Постановлением Правительства РФ от 16 апреля г. Для этого приказом распоряжением работодателя назначается специально уполномоченное лицо.

Постановлением Госкомстата России от 5 января г. N 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в соответствии с данным Постановлением работодатель осуществляет хранение указанных документов.

Распоряжением Правительства РФ от 21 марта г. N р предусматривается, что в целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в результате преобразования, реорганизации и ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, выполняющих работу по договору, учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций рекомендовано включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.

Поскольку обязанность по защите персональных данных ТК РФ возлагает на работодателя, то для осуществления такой защиты следует произвести определенные действия по созданию соответствующих технических условий, в частности особый режим доступа в те помещения, где хранятся персональные данные, оборудование мест для хранения такой информации, меры, направленные на защиту персональных данных от случайного уничтожения, утраты, несанкционированного доступа, изменений или распространения персональных данных.

Одной из разновидностей обработки персональных данных работника является их передача как внутри организации, так и за ее пределы. Требования к передаче персональных данных работника устанавливает ст.

Исключением являются случаи, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также иные случаи, предусмотренные ТК РФ и федеральными законами например, согласно ст.

Предоставление таких сведений возможно только при наличии письменного запроса и приложенного к нему заявления самого работника. В заявлении должно быть указано, на предоставление каких именно сведений дает согласие работник.

Прошу передать ООО "Астана", где я работаю в настоящее время, копии документов, хранящихся в личном деле. Из этого следует, что персональные данные работников собираются для внутреннего сведения и осуществления нормальной работы организации и без согласия работника не подлежат передаче третьим лицам как письменно, так и устно.

Необходимо предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что они могут быть использованы только в целях, для которых были сообщены. Работодатель вправе требовать подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получившие персональные данные в том числе работники кадровых служб , обязаны соблюдать режим секретности конфиденциальности.

Это требование не относится к случаям передачи персональных данных в порядке, установленном федеральными законами например, случаи, установленные Федеральным законом от 12 августа г. N ФЗ "Об оперативно-розыскной деятельности".

Передача персональных данных в пределах одной организации или у одного индивидуального предпринимателя должна осуществляться в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работники должны быть ознакомлены под подпись.

Персональные данные работников

Ежедневно кадровым специалистам приходится иметь дело с персональными данными работников компании. Персональные данные работника — информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника Федеральный закон от Однако цепочка выполняемых действий с персональными данными — от их получения, обработки, передачи и до хранения и т. Таким образом происходит прямое нарушение права работников на защиту их персональных данных.

Работодатель, принимая персональные данные [1] от работника, обязуется хранить и обрабатывать их определенным образом. За разглашение таких сведений ему грозят различные виды ответственности.

ФИО и любая другая личная информация о гражданине — это персональные данные. За их соблюдением строго следит Роскомнадзор. Требований много, и ответственность за их несоблюдение предусмотрена серьезная. Как защитить персональные данные сотрудников и клиентов и правильно организовать работу с персональными данными, чтобы избежать штрафов, читайте в нашей публикации.

Персональные данные работников и документы, их содержащие. Правила работы с личными делами

Экономьте правильно с "Кадровым делом" 8- Подскажите, пожалуйста, какие документы должны быть в организации например, ООО из 15 человек или ОАО из 13 человек, а ,впрочем, не важно какое кол-во сотрудников и организационно-правовая форма компании по персональным данным.. То есть, весь перечень пакет документов, положений и пр. И в какой , в какой срок нужно предоставить некое Уведомление? Я слышал, что до конца февраля г. Единого перечня документов, которые должны быть в отделе кадров, не существует: Однако в Трудовом кодексе названы документы, наличие которых в отделе кадров обязательно например, трудовой договор, график отпусков, локальные нормативные акты. Следовательно, к обязательным документам отдела кадров относятся:. Все работодатели за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у них свыше пяти дней, в случае если данная работа является для работника основной.

Как работать с персональными данными работника, чтобы не оштрафовали

Сотрудникам кадровой службы постоянно приходится иметь дело с персональными данными работников организации. Причем деятельность по работе с персональными данными включает не только их получение как у потенциальных, так и у работающих сотрудников, но и обработку, хранение, передачу и иные виды использования этих сведений. Однако не всегда кадровики имеют полное представление о правилах работы с персональными данными, не во всех организациях разработаны и утверждены соответствующие локальные нормативные акты. Нередко имеют место случаи нарушения прав работников на защиту персональных данных.

Многие поправки затронули обязанности операторов по обработке персональных данных, коими, напомним, являются все компании и предприниматели, если у них есть работник и п. Поэтому далее о таких обязанностях и поговорим.

Роструд напомнил специалистам по кадрам, что в личных делах работников можно хранить далеко не все документы. Да и вести сами личные дела не обязательно: Но если дело все же завели, необходимо хранить в нем бумаги, непосредственно связанные с трудовой деятельностью, и не забывать о требованиях к охране персональных данных. В частности, даже копию паспорта хранить организация не имеет права.

Оформляем документы для защиты личных данных работников

В контексте трудовых отношений персональные данные - это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника ст. В соответствии со ст. Работодатель обязан осуществить сбор, хранение и обработку персональных данных в строгом соответствии с требованиями законодательства.

.

Как защитить персональные данные сотрудников и не попасть на повышение штрафов с 1 июля 2017 года

.

Какие еще документы опасно хранить кадровикам? Законодательно состав личного дела в отделе кадров, а также перечень сказано, что персональные данные не должны быть избыточными по отношению к.

.

Положение о порядке обработки персональных данных работников

.

.

.

.

.

.

Комментариев: 6
  1. Рената

    А как женщина может доказать, что был секс? На видео снимать будет с сегоднящней газетой?

  2. Татьяна

    Тарас раскрой тему по евробояхам что если дадут 170тыс грн штраф, сколько у это штрафа срок давности, и можно ли будет выехать за рубеж с ним с ув

  3. Глеб

    Старые мусора с уважением относились к ворам в законе и гнабили обыкновенных граждан, в этом и была всЯ суть мусорская, Эти новые идут по тому же сценарию.

  4. Елена

    Блогеры вы вонючие.Заполонили инет своим враньём

  5. Раиса

    К если он палкой начинает ковырять в багажнике ? Не руками ж.

  6. Терентий

    Как уже все это надоело!

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018 Юридическая консультация.